Trích lục giấy khai sinh là thủ tục yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp lại thông tin đăng ký khai sinh trước đây. Trên thực tế, việc trích lục khai sinh thực hiện khá phổ biến bởi lẽ rất nhiều trường hợp công dân bị thất lạc bản gốc giấy khai sinh, khi làm các thủ tục pháp lý cần thiết.
Để thực hiện việc trích lục giấy khai sinh cần thực hiện các bước sau đây:
Bước 1: Nộp hồ sơ tại Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch có thẩm quyền.
Theo quy định tại Điều 4 Luật hộ tịch 2014, Cơ quan đăng ký hộ tịch là Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn, Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài
Hồ sơ xin trích lục giấy khai sinh bao gồm:
- Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch;
- Giấy tờ tùy thân (còn giá trị sử dụng);
- Giấy tờ ủy quyền (Trong trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục).
Bước 2: Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thông tin trong Tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ do người yêu cầu xuất trình hoặc nộp.
- Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả;
- Nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì hướng dẫn người nộp hồ sơ hoàn thiện theo quy định.
Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ, nếu thấy hồ sơ đầy đủ và phù hợp, công chức làm công tác hộ tịch căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi nội dung bản sao trích lục hộ tịch, báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch ký cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.