Từ năm 2026, việc thực hiện thủ tục hành chính về đất đai có bước tiến quan trọng khi văn bản công chứng điện tử chính thức được chấp nhận trong hồ sơ đăng ký đất đai. Đây là nội dung đáng chú ý tại Công văn số 07/HHCCVN ngày 10/01/2026 của Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam về việc triển khai nộp văn bản công chứng điện tử khi thực hiện thủ tục hành chính về đất đai.
Chủ trương này đánh dấu bước chuyển mạnh mẽ trong tiến trình chuyển đổi số ngành công chứng và lĩnh vực quản lý đất đai, tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người dân, doanh nghiệp trong quá trình thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất.
Được nộp văn bản công chứng điện tử khi làm thủ tục đất đai
Theo nội dung Công văn 07/HHCCVN, Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam đề nghị các Hội công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên trên cả nước triển khai hướng dẫn người dân, tổ chức, doanh nghiệp thực hiện thủ tục hành chính về đất đai bằng các hình thức phù hợp với quy định pháp luật.
Cụ thể, người yêu cầu đăng ký đất đai có thể lựa chọn nộp hồ sơ trực tiếp, qua hệ thống bưu chính hoặc thực hiện trên môi trường điện tử. Đáng chú ý, hồ sơ đăng ký đất đai, đăng ký tài sản gắn liền với đất, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất có thể được nộp thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng Dịch vụ công cấp tỉnh, trong đó bao gồm cả văn bản công chứng điện tử.
Việc triển khai này được thực hiện trên cơ sở Luật Đất đai 2024 và Nghị định 151/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương hai cấp, phân quyền và phân cấp trong lĩnh vực đất đai. Điều này đồng nghĩa với việc văn bản công chứng điện tử có giá trị pháp lý và được cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận khi giải quyết thủ tục hành chính về đất đai.
Văn bản công chứng điện tử được quy định như thế nào?
Theo Điều 47 Nghị định 104/2025/NĐ-CP, văn bản công chứng điện tử được xác định là văn bản được tạo lập trực tiếp trên môi trường điện tử theo quy trình công chứng điện tử trực tiếp hoặc trực tuyến theo quy định của Luật Công chứng 2024 và pháp luật về giao dịch điện tử.
Bên cạnh đó, văn bản công chứng giấy được chuyển đổi thành bản điện tử theo đúng quy định, có chữ ký số của công chứng viên và chữ ký số của tổ chức hành nghề công chứng, cũng được coi là văn bản công chứng điện tử.
Để bảo đảm tính xác thực và khả năng kiểm tra, văn bản công chứng điện tử phải có mã QR, đường link, mã số hoặc ký hiệu riêng phục vụ việc tra cứu, tham chiếu. Việc ký số của các bên tham gia giao dịch, người làm chứng hoặc người phiên dịch được thực hiện trước sự chứng kiến của công chứng viên, trừ trường hợp người có thẩm quyền đã đăng ký chữ ký mẫu theo quy định của Luật Công chứng 2024.
Ngoài ra, việc đánh số trang, sửa lỗi kỹ thuật, sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hoặc hủy bỏ giao dịch đã được công chứng điện tử đều phải tuân thủ chặt chẽ quy định pháp luật và được đính kèm, hiển thị cùng văn bản công chứng điện tử khi tra cứu.
Ý nghĩa của việc chấp nhận công chứng điện tử trong thủ tục đất đai
Việc chính thức chấp nhận văn bản công chứng điện tử trong hồ sơ đất đai mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Người dân và doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục nhanh chóng, tiết kiệm thời gian đi lại, đặc biệt trong bối cảnh đẩy mạnh cải cách hành chính và chuyển đổi số.
Đồng thời, cơ chế tra cứu, xác thực điện tử giúp nâng cao tính minh bạch, hạn chế rủi ro giả mạo giấy tờ và tăng cường tính an toàn pháp lý cho các giao dịch liên quan đến bất động sản.
Kết luận
Việc triển khai nộp văn bản công chứng điện tử trong thủ tục đất đai là bước tiến quan trọng trong hiện đại hóa hoạt động công chứng và quản lý nhà nước về đất đai. Văn phòng công chứng, công chứng viên và người dân cần nắm rõ quy định mới để thực hiện đúng quy trình, bảo đảm giá trị pháp lý của hồ sơ khi thực hiện các thủ tục hành chính.
Nếu Quý khách hàng cần tư vấn hoặc hỗ trợ thực hiện công chứng điện tử, vui lòng liên hệ Văn phòng Công chứng để được hướng dẫn cụ thể, đúng quy định và an toàn pháp lý.
