Trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ, công chứng điện tử trực tuyến là một trong những bước tiến quan trọng giúp nâng cao hiệu quả, tiết kiệm thời gian và tạo thuận lợi tối đa cho người dân, doanh nghiệp. Quy trình công chứng điện tử không chỉ tuân thủ đầy đủ các quy định của Luật Công chứng mà còn ứng dụng các công cụ số hiện đại nhằm bảo đảm tính minh bạch, an toàn và hợp pháp cho mọi giao dịch.
Bước 1: Thực hiện công việc theo quy định tại Điều 43 Luật Công Chứng.
Người yêu cầu công chứng và công chứng viên sẽ tiến hành các thủ tục ban đầu theo quy định pháp luật. Cụ thể, công chứng viên có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra giấy tờ của người yêu cầu công chứng để bảo đảm các hồ sơ hợp pháp, hợp lệ. Đây là khâu đầu tiên nhằm xác định nhu cầu công chứng có phù hợp với quy định hiện hành hay không.
Bước 2: Khởi tạo giao dịch công chứng điện tử.
Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng tiến hành khởi tạo hệ thống giao dịch điện tử. Việc này bao gồm việc thiết lập tài khoản cho công chứng viên và các bên tham gia, đồng thời mở cầu truyền hình trực tuyến để các công chứng viên tại nhiều điểm cầu khác nhau có thể phối hợp xử lý cùng một giao dịch. Điều này đặc biệt quan trọng khi các bên không thể có mặt tại cùng một văn phòng công chứng.
Bước 3: Tải văn bản giao dịch lên nền tảng điện tử.
Sau khi soạn thảo văn bản giao dịch ở dạng thông điệp dữ liệu hoặc ký số bởi người có thẩm quyền, công chứng viên sẽ tải văn bản đó lên hệ thống công chứng điện tử. Đây là bước giúp đảm bảo toàn bộ nội dung giao dịch được lưu giữ an toàn và có thể kiểm tra, theo dõi trong suốt quá trình công chứng.
Bước 4: Đọc và xác nhận nội dung văn bản giao dịch.
Người yêu cầu công chứng có thể trực tiếp đọc lại văn bản trên hệ thống hoặc đề nghị công chứng viên đọc cho nghe. Bước này nhằm bảo đảm tính minh bạch, giúp người yêu cầu công chứng hiểu rõ toàn bộ nội dung trước khi đồng ý.
Bước 5: Xuất trình giấy tờ và đối chiếu.
Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung dự thảo sẽ xuất trình giấy tờ tùy thân và các tài liệu cần thiết theo quy định. Công chứng viên tiến hành kiểm tra, đối chiếu với cơ sở dữ liệu để xác định tính xác thực. Tất cả giấy tờ sẽ được chuyển đổi thành thông điệp dữ liệu và tải lên nền tảng để các công chứng viên cùng đối chiếu.
Bước 6: Nhận diện và xác thực nhân thân.
Công chứng viên sẽ thực hiện bước xác minh nhân thân, tính hợp pháp và hợp lệ của giao dịch. Sau đó, công chứng viên sẽ chứng kiến người tham gia thực hiện ký số trực tiếp trên văn bản giao dịch.
Bước 7: Kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số.
Các công chứng viên tại các điểm cầu cùng phối hợp kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số. Sau khi bảo đảm chữ ký số đúng quy định, công chứng viên sẽ ký xác nhận và người khởi tạo giao dịch sẽ ký số, gắn dấu thời gian để hoàn tất phần lời chứng.
Bước 8: Ghi nhận, thu phí và gửi văn bản điện tử.
Tổ chức hành nghề công chứng sẽ tiến hành ghi số văn bản, ký số, gắn dấu thời gian và thực hiện các nghĩa vụ tài chính như thu phí công chứng, giá dịch vụ và chi phí liên quan. Văn bản công chứng điện tử sau đó sẽ được gửi tới người yêu cầu qua email hoặc phương thức lưu trữ đã đăng ký.
Bước 9: Lập sổ công chứng và lưu trữ hồ sơ.
Cuối cùng, tổ chức hành nghề công chứng sẽ nhập thông tin vào sổ công chứng điện tử, lưu trữ hồ sơ đầy đủ theo quy định. Ngoài ra, văn bản công chứng điện tử cũng được chia sẻ quyền truy cập cho các công chứng viên và tổ chức hành nghề tại các điểm cầu liên quan, đảm bảo tính đồng bộ và minh bạch trong toàn bộ hệ thống.
Quy trình công chứng điện tử trực tuyến mang lại nhiều lợi ích vượt trội, giúp giảm thiểu thời gian đi lại, tăng tính an toàn và bảo mật, đồng thời mở rộng khả năng tiếp cận dịch vụ công chứng cho người dân ở nhiều khu vực khác nhau. Đây được xem là một bước tiến quan trọng trong việc hiện đại hóa hoạt động công chứng, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội.
