Trong hoạt động của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, “dấu treo” là một hình thức đóng dấu quen thuộc, nhưng không phải ai cũng hiểu đúng bản chất pháp lý cũng như giá trị của loại dấu này. Việc sử dụng dấu treo không đúng quy cách có thể làm văn bản mất giá trị hoặc bị cơ quan có thẩm quyền từ chối tiếp nhận. Bài viết dưới đây phân tích đầy đủ khái niệm, mục đích, giá trị pháp lý và các trường hợp được sử dụng dấu treo theo quy định hiện hành.
1. Dấu treo là gì?
“Dấu treo” là cách gọi phổ biến của việc đóng dấu của cơ quan, tổ chức lên một phần mép trái văn bản (thường trên trang đầu), sao cho dấu nằm một phần trên văn bản, phần còn lại nằm trên mép giấy. Mục đích của dấu treo là xác nhận văn bản đó do đơn vị phát hành, nhưng không phải là dấu thể hiện thẩm quyền ký.
Hiểu đơn giản:
Dấu treo = dấu xác nhận nguồn gốc văn bản.
Không thay thế chữ ký người có thẩm quyền
2. Cơ sở pháp lý về việc sử dụng dấu treo
Việc quản lý và sử dụng dấu hiện nay được điều chỉnh bởi:
– Luật Doanh nghiệp 2020 – quy định doanh nghiệp tự quyết về hình thức, mẫu dấu, phương thức quản lý.
– Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu.
– Nghị định số 56/2023/NĐ-CP của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu
– Thông tư 01/2011/TT-BNV – hướng dẫn thể thức văn bản hành chính, trong đó có nội dung liên quan đến đóng dấu giáp lai, dấu treo, dấu nổi,…
Mặc dù pháp luật không định nghĩa cụ thể “dấu treo”, nhưng quy ước này được sử dụng phổ biến và được chấp nhận trong thực tiễn hành chính – pháp lý.
3. Khi nào được sử dụng dấu treo?
Dấu treo thường được sử dụng cho các văn bản có nhiều phụ lục kèm theo. Nhiều cơ quan hay đóng dấu treo trên các văn bản nội bộ mang tính thông báo trong cơ quan hoặc trên góc trái của liên đỏ hoá đơn tài chính.
3.1. Văn bản có nhiều trang
Khi văn bản gồm nhiều trang nhưng chỉ có trang cuối được ký, đơn vị có thể “treo dấu” ở trang đầu để xác định rằng tài liệu thuộc cùng một bộ.
3.2. Văn bản ban hành kèm theo phụ lục
Dấu treo được dùng để xác nhận phụ lục là một phần chính thức của văn bản và do cùng một cơ quan phát hành.
Trường hợp này thường áp dụng cho:
Hợp đồng kèm theo bảng giá, danh mục hàng hóa;
Quyết định kèm phụ lục;
Thông báo, báo cáo có file phụ lục đi kèm.
3.3. Tài liệu sao y bản chính không cần chữ ký người đứng đầu
Một số đơn vị sử dụng dấu treo để xác nhận bản sao không có giá trị pháp lý như công chứng, chứng thực, nhưng dùng trong nội bộ doanh nghiệp.
4. Cách đóng dấu treo đúng quy định
Theo quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc sử dụng con dấu phải đảm bảo các nguyên tắc sau đây:
– Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
– Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
– Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu (dấu treo) được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
– Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
Theo quy định nêu trên, việc đóng dấu treo phải đảm bảo:
– Đóng lên trang đầu;
– Trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục;
– Thông thường, tên cơ quan tổ chức thường được viết bên phía trái, trên đầu của văn bản, phụ lục nên khi đóng dấu treo, người có thẩm quyền sẽ đóng dấu lên phía trái.
KẾT LUẬN
Dấu treo là một phần trong quy ước hành chính được sử dụng rộng rãi trong doanh nghiệp và cơ quan nhà nước. Dù không được quy định chi tiết trong luật, dấu treo vẫn có giá trị xác nhận quan trọng và được cơ quan có thẩm quyền chấp nhận trong phạm vi cho phép. Tuy nhiên, để văn bản có hiệu lực pháp lý, doanh nghiệp vẫn cần bảo đảm chữ ký hợp lệ và dấu pháp nhân theo đúng quy định.
