Chứng thực là một trong những thẩm quyền của văn phòng công chứng được quy định của Luật Công chứng hiện hành. Việc chứng thực được hiểu là xác nhận tính chính xác, tính hợp pháp của các loại giấy tờ, văn bản hoặc chữ ký của các cá nhân nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các cá nhân, tổ chức có liên quan trong các quan hệ dân sự, hành chính, kinh tế.
Tuy nhiên, theo quy định của pháp luật thì không phải bất kỳ văn bản, giấy tờ nào cũng được chứng thực bản sao. Tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định có 06 bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao. Cụ thể như sau:
“Điều 22. Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao
- Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
- Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.
- Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.
- Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
- Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định này.
- Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.”
Như vậy, nếu thuộc một trong các trường hợp trên thì giấy tờ, văn bản đó không thể dùng để chứng thực bản sao được. Bên cạnh đó, Nghị định này có nêu rõ những giấy tờ, được dùng để chứng thực bản sao từ bản chính bao gồm:
“Điều 18. Giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính
- Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp.
- Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.”
Trên đây là quy định của pháp luật về các loại giấy tờ được dùng để chứng thực bản sao và những trường hợp không được dùng để chứng thực bản sao. Hy vọng thông tin chia sẻ này hữu ích đến quý khách hàng.